Planilha 5W2H – O que é, como fazer e quando utilizar
O que é planilha 5W2H, seu plano de ação?
A planilha 5W2H nada mais é que um planejamento, um plano de ação. É uma ferramenta administrativa que pode ser utilizada em qualquer empresa quando existe um objetivo, um “o que”, a ser alcançado de forma organizada e planejada, descriminando como serão realizadas as ações, porquê, por quem, quando, onde e quanto irá custar para a empresa.
É um método muito simples que agiliza todos os processos de uma empresa, ou seja, se tempo significa dinheiro, a empresa pode ganhar ainda mais dinheiro com a planilha 5W2H.
Além disso, em um mercado altamente competitivo, a falta de planejamento de ações e processos pode gerar inúmeros prejuízos, além de perda de vantagem competitiva.
Para entender a planilha 5W2H é necessário ter em mente as causas do problema e realizar cada etapa de maneira cuidadosa sempre de forma correta.
O que significa 5W2H?
Seu nome não é por acaso, pois designa uma sigla que contem todas as iniciais dos processos em inglês, sendo:
| What | O que será feito (etapas) |
| Why | Porque será feito (justificativa, benefícios) |
| Where | Onde será feito (local, departamento) |
| When | Quando será feito (início e término – Tempo/ Cronograma) |
| Who | Por quem será feito (responsabilidade) |
| How | Como será feito (método, atividades, processos) |
| How much | Quanto custará fazer (custo) |
Existem também duas variações da planilha 5W2H:
5W1H > sem o How Much (quanto custará)
5W3H > que inclui a etapa “How many” (quantos).
A importância da planilha 5W2H
Em uma empresa que deseja crescer e fazer bons planejamentos, a planilha 5W2H é extremamente útil.
O melhor é que pela sua praticidade, ela pode ser feita em organizações de qualquer porte, pois não necessita de uma equipe técnica especializada desde que tenha alguém que saiba realizar todo o processo e organizá-lo de maneira a obter muito sucesso.
É um método muito simples que agiliza todos os processos de uma empresa, ou seja, se tempo significa dinheiro, a empresa pode ganhar ainda mais dinheiro com a planilha 5W2H.
Além disso, em um mercado altamente competitivo, a falta de planejamento de ações e processos pode gerar inúmeros prejuízos, além de perda de vantagem competitiva.
Como fazer a planilha 5W2H
Para fazer a planilha 5W2H é necessário ter em mente as causas do problema e realizar cada etapa de maneira cuidadosa sempre de forma correta.
Após o término de sua planilha, ficará algo como o exemplo abaixo (a ordem das colunas não irá afetar o andamento da planilha desde que “What” seja feito em primeiro lugar):
Etapa | Passo | Pergunta | O que preencher |
|---|---|---|---|
| 1 | What? | O que será feito? | A resposta nada mais é do que o objetivo que você deseja alcançar. Será feito melhorias na produção, aumento de vendas, etc.? |
| 2 | Why? | Por que isso será feito? | Quais os motivos que justificam o que será feito (What). É para melhorar algo, resolver um problema ou o quê? |
| 3 | Where? | Onde (em que local) será feito? | Muitos “pulam” esta parte da planilha 5W2H porque consideram que o local sempre será a empresa em si. É importante detalhar ainda mais o lugar onde será executada a ação, como por exemplo, o departamento responsável. Se a empresa for micro ou pequena e não estiver dividida em departamentos, então pode colocar somente “empresa”. |
| 4 | Who? | Quem irá fazer? | Sabe o seu objetivo inicial (What)? Quem irá te ajudar a alcançá-lo? Se para chegar lá é preciso a elaboração de diversos processos e ações, quem ficará responsável por cada ação? Cuidado para não designar pessoas erradas ou irresponsáveis para realizar determinadas ações, pois isso pode prejudicar o prazo (When) e custos (How Much). |
| 5 | When? | Quando será feito? | Todo bom planejamento possui um prazo determinado para que o objetivo principal seja alcançado. Assim, nesta parte a resposta deve ser uma data para a execução da ação. |
| 1 | How? | Como será feito? | Detalhe qual o processo que será feito para atingir o seu objetivo. Tente ser o mais específico possível. |
| 2 | How Much? | Quanto irá gastar? | Hummm…chegou o momento de mexer no bolso e ver o quanto irá gastar com este plano de ação. Não se esqueça de incluir todas as despesas com pessoal (Who), equipamentos, processos, etc. Por isso é importante seguir as etapas anteriores de maneira correta para fazer o cálculo preciso de quanto custará e ver se isso se adéqua aos seus recursos disponíveis. |
Conclusão
Respondidas as perguntas de maneira correta, sua planilha 5W2H estará completa e depois é só colocar tudo em prática.
A metodologia 5h2h vai te ajudar a fazer o que quiser de forma mais eficiente. Mas antes é preciso responder algumas perguntas:
- Sua empresa possui metas claras e objetivas?
- Sua empresa tem um plano estratégico empresarial para alcançá-las?
- A execução desse planejamento está em dia?
Antes de fazer as coisas, é preciso saber se o que pretende fazer é o mais indicado para sua empresa. Se não for assim, a metodologia 5w2h só vai te levar pro lugar errado mais rápido. E você pode não conseguir voltar.
Esses artigos podem te ajudar, sendo o primeiro para achar o melhor caminho para alcançar suas metas:
Já esse segundo artigo vai te dar dicas se o ideal é fazer tudo você mesmo ou contratar especialistas.
Sucesso.
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